Question / réponse
"Je dois trouver une solution pour dématérialiser des documents !"
Vous souhaitez être accompagné ?
Bonjour, pouvez-vous vous présenter et nous raconter quelle est votre situation ?
Bonjour, je m’appelle Nicolas. Je suis le dirigeant d’une société de 50 salariés qui existe depuis 1979. Nous manipulons régulièrement une grande quantité de documents sous forme papier (factures, contrats, feuillets administratifs, notes, documents juridiques, etc). Pourtant, nous disposons d’un système d’information et d’une gestion informatisée. Beaucoup de documents papier persistent et l’archivage se fait toujours à l’ancienne avec des classeurs, des cartons, etc. Les conséquences de ce fonctionnement sont assez négatives : perte de documents, accumulation de doublons, recherche laborieuse d’un dossier, etc. Mon associé et moi-même souhaitons investir pour moderniser notre système, c’est la raison qui me fait venir à vous.
De nombreuses entreprises comme la vôtre travaillent avec nous. Nous digitalisons leurs systèmes afin de les rendre plus compétitives sur le marché actuel. Il est primordial pour ces entreprises de s’adapter rapidement. Nous proposons pour cela des solutions de numérisation des documents papier vers le format PDF, des intégrations ou des analyses de fichiers avec ou sans OCR (reconnaissance de caractère). Tout ceci est intégré dans une base de données centralisée sur le cloud ou dans votre système d’information. On peut aussi mettre en place des signatures électroniques pour les contrats, un système d’archivage automatisé et planifié, une recherche filtrée, et bien d’autres choses.
Ce serait effectivement idéal de mettre en place ces solutions rapidement dans notre entreprise. Nous devons être à nouveau parmi les leaders de notre marché. Comment devons-nous procéder ? Est-ce que cela ne va pas nous demander d’acquérir des appareils supplémentaires ? Faut-il être formé sur la gestion des outils que vous souhaitez nous proposer ? Comment mes collaborateurs vivront ce changement en interne ?
Nous sommes là pour vous accompagner dans cette démarche et apporter des réponses à vos questions. La première étape de cette transformation digitale passe par un audit de votre situation que nous pouvons réaliser. Suite à cela, nous vous aiderons à mettre en place les recommandations. Nos équipes techniques interviennent pour s’occuper de l’intégration des solutions adéquates. Nous pouvons aussi nous charger de la migration des documents. Si vos collaborateurs souhaitent recevoir une formation, nous avons des programmes courts pour être rapidement opérationnels, penser, comprendre et agir 100% numérique. Nous garantissons bien évidemment le secret professionnel concernant les données confidentielles avec notre charte de déontologie.
Je dois trouver une solution pour dématérialiser des documents sans perturber l’activité de mon entreprise, ni mes collaborateurs, et grâce à votre accompagnement, je suis rassuré.
