Estruturar o Google Drive para aumentar sua eficiência coletiva
Com a Digital Salamander, transforme o Google Drive em um espaço de trabalho claro, seguro e de alto desempenho.
Retome o controle do seu Drive
Por que estruturar seu Google Drive ?
O Google Drive é uma das ferramentas colaborativas mais poderosas do mercado.
Uma estruturação profissional do Drive é muito mais do que apenas organizar arquivos. É uma transformação organizacional concreta que lhe garante o controle sobre seus dados e uma colaboração eficaz!
Quais são os riscos de um Drive mal estruturado ?
Arquivos sensíveis acessíveis por engano
Documentos excluídos
Duplicatas incontroláveis
Arquivos perdidos ou cuja propriedade é externa à empresa
Equipes que perdem tempo e motivação
Uma empresa que assume riscos sem saber
Nossa abordagem
Uma metodologia clara e humana
Etapa 1 : Diagnóstico inicial do seu ambiente Drive
Começamos por entender como você usa o Google Drive hoje para identificar os pontos fortes, bloqueios e áreas de risco. Analisamos em particular :
A organização atual das pastas e dos espaços compartilhados.
A forma como os arquivos são nomeados, armazenados e compartilhados.
O nível real de colaboração entre as equipes.
As competências digitais dentro das suas equipes.
As duplicatas e inconsistências.
Também realizamos entrevistas com seus colaboradores internos e uma pesquisa com os usuários para entender as necessidades, usos e pontos de atrito.
👉 Resultado: um panorama claro e um primeiro plano de ação adaptado às suas realidades.
Etapa 2 : Implementação de uma estruturação colaborativa
Com base na auditoria, construímos com você uma nova organização do Google Drive, coerente, duradoura e fácil de usar.
Isso inclui :
A criação ou reorganização dos Drives compartilhados.
A elaboração de um guia de nomenclatura claro e compartilhado.
A harmonização dos direitos de acesso e responsabilidades.
Os parâmetros de segurança e de gestão de dados.
👉 Garantimos o fornecimento de material de comunicação para que cada equipe compreenda as regras, as aplique e obtenha um benefício imediato.
Etapa 3 : Treinamento das equipes e apoio à mudança
Uma ferramenta bem estruturada não serve para nada se os usuários não souberem como usá-la. É por isso que oferecemos um acompanhamento sob medida, acessível e motivador :
Guias, tutoriais e recursos personalizados.
Criação de uma rede interna de colaboradores “Drive Champions”.
Compartilhamento das boas práticas de uso do Google Drive.
👉 Seus colaboradores ganham competências e dominam o Drive com confiança e autonomia.
Etapa 4 : Acompanhamento, melhoria contínua e gestão por indicadores
A estruturação não para na implementação. Ajudamos você a medir o progresso, ajustar as práticas e manter um alto nível de qualidade ao longo do tempo.
Implementamos um plano de acompanhamento que permite :
Seguir os indicadores-chave (compartilhamentos, duplicatas, adoção, coerência).
Gerir os riscos e os alertas (acessos críticos, arquivos órfãos…).
Receber um relatório claro e útil para a direção ou os CIOs.
Atualizar as práticas em função das evoluções do Google Workspace.
Pronto para colocar ordem no seu Drive ?
Um Google Drive bem estruturado significa mais clareza, mais colaboração e mais segurança.
A Digital Salamander acompanha você da auditoria à formação, com um método comprovado, uma comunicação clara e uma pedagogia adaptada a todos os tamanhos de empresa.
📞 Vamos conversar sobre sua situação atual e definir juntos seu plano de ação.
Perguntas frequentes
Você se beneficia de :
Ganhos de tempo no dia a dia e maior fluidez no trabalho.
Redução de erros humanos e melhor gestão de acessos.
Melhoria da colaboração entre as equipes.
Uma adoção mais estratégica das ferramentas Google.
Tranquilidade para os usuários e visibilidade para os CIOs e diretores.
Não, de forma alguma. Nossa abordagem se baseia na melhoria do que já existe, e não em uma mudança brusca. Analisamos sua organização atual, identificamos o que funciona, o que bloqueia e propomos evoluções progressivas, coerentes e respeitosas dos usos estabelecidos.
O objetivo não é perturbar suas equipes, mas sim ajudá-las a trabalhar melhor juntas em um ambiente mais claro.
Muito provavelmente, sim. Acompanhamos MEIs, PMEs, ETIs, franquias e redes multi-site, com necessidades muito diferentes.
Seja qual for sua fase de crescimento, se já estiver estruturado ou em plena transição digital, nosso acompanhamento se adapta ao seu tamanho, setor e maturidade digital.
Nosso método é pensado para ser progressivo e pouco intrusivo. Avançamos por etapas claras, com ações direcionadas e um acompanhamento que se integra ao seu ritmo.
Nossas formações são curtas, práticas e orientadas para resultados, podendo ser seguidas em workshops ou por vídeo, dependendo de suas restrições. A ideia não é sobrecarregar o dia a dia, mas simplificá-lo de forma duradoura.
Não, fazemos questão de não excluir nem mover nada sem validação. Cada ação é documentada, rastreada e testada.
Trabalhamos em colaboração com seus administradores ou colaboradores para garantir uma transição segura. Seus arquivos permanecem intactos. O que mudamos são as regras e os usos para torná-los mais eficazes.
Sim, pois eles estarão envolvidos no processo. Incluímos seus colaboradores através de workshops, pesquisas, formações e um espaço de recursos.
Longe de impor um método vertical, co-construímos com suas equipes uma nova organização que faça sentido. O resultado: uma adoção natural, duradoura e sem estresse.
É justamente aí que se torna crítico. Um Drive usado sem regras claras se enche rapidamente, torna-se confuso e acaba desacelerando suas equipes.
Nossos clientes nos dizem: “Não percebemos a desordem antes de ter uma estrutura organizada“.
Mesmo que seus colaboradores usem o Drive diariamente, muitas vezes eles o usam em apenas 30 a 40% de seu potencial. Ajudamos você a transformá-lo em uma alavanca de produtividade, e não apenas em um espaço de armazenamento.
Entregamos a você um plano de ação monitorado e mensurável, com indicadores de qualidade e ferramentas de gestão. Você saberá exatamente o que acompanhar, como ajustar e com que frequência.
E, se desejar, continuamos ao seu lado com revisões regulares ou formações pontuais para seus novos contratados ou colaboradores internos.