Estructure Google Drive para potenciar su eficiencia colectiva
Con Digital Salamander, haga de Google Drive un espacio de trabajo claro, seguro y de alto rendimiento.
Retome el control de su Drive
¿ Por qué estructurar su Google Drive ?
Google Drive es una de las herramientas colaborativas más potentes del mercado.
Una estructuración profesional de Drive es mucho más que organizar archivos. Es una transformación organizativa concreta que le asegura el control sobre sus datos y una colaboración eficaz.
¿ Cuáles son los riesgos de un Drive mal estructurado ?
Archivos sensibles accesibles por error
Documentos eliminados
Duplicados inmanejables
Archivos imposibles de encontrar o cuya propiedad pertenece a alguien externo
Equipos que pierden tiempo y motivación
Una empresa que asume riesgos sin saberlo
Nuestro enfoque
Una metodología clara y humana
Etapa 1 : Diagnóstico inicial de su entorno Drive
Comenzamos por entender cómo utiliza Google Drive actualmente para identificar sus puntos fuertes, bloqueos y zonas de riesgo. Analizamos en particular :
La organización actual de las carpetas y los espacios compartidos.
La forma en que se nombran, almacenan y comparten los archivos.
El nivel real de colaboración entre los equipos.
Las competencias digitales de sus equipos.
Los duplicados e incoherencias.
También realizamos entrevistas con sus referentes internos y una encuesta a los usuarios para determinar las necesidades, los usos y los puntos de fricción.
👉 Resultado: un estado de la situación claro y un primer plan de acción adaptado a su realidad.
Etapa 2 : Implementación de una estructuración colaborativa
A partir de la auditoría, construimos con usted una nueva organización de Google Drive que sea coherente, duradera y fácil de usar.
Esto incluye :
La creación o reorganización de las unidades compartidas.
La elaboración de una política de nomenclatura clara y compartida.
La armonización de los derechos de acceso y las responsabilidades.
Los parámetros de seguridad y de gestión de datos.
👉 Nos aseguramos de proporcionarle el material de comunicación para que cada equipo entienda las reglas, las aplique y obtenga un beneficio inmediato.
Etapa 3 : Formación de los equipos y acompañamiento al cambio
Una herramienta bien estructurada no sirve de nada si los usuarios no saben cómo utilizarla. Por ello, le ofrecemos un acompañamiento a medida, accesible y motivador :
Guías, tutoriales y recursos personalizados.
Creación de una red interna de referentes “Drive Champions”.
Intercambio de buenas prácticas de uso de Google Drive.
👉 Sus colaboradores mejoran sus competencias y se familiarizan con Drive con confianza y autonomía.
Etapa 4 : Seguimiento, mejora continua y dirección por indicadores
La estructuración no se detiene en la implementación. Le ayudamos a medir el progreso, ajustar las prácticas y mantener un alto nivel de calidad a lo largo del tiempo.
Implementamos un plan de seguimiento que le permite :
Seguir los indicadores clave (archivos compartidos, duplicados, adopción, coherencia).
Gestionar los riesgos y las alertas (accesos críticos, archivos huérfanos…).
Recibir un informe claro y útil para la dirección o los DSI.
Actualizar las prácticas en función de las evoluciones de Google Workspace.
¿ Listo para poner orden en su Drive ?
Un Google Drive bien estructurado significa más claridad, más colaboración y más seguridad.
Digital Salamander le acompaña desde la auditoría hasta la formación, con una metodología probada, un discurso claro y una pedagogía adaptada a empresas de todos los tamaños.
📞 Discutamos su situación actual y definamos juntos su plan de acción.
Preguntas frecuentes
Usted se beneficia de:
Ahorro de tiempo en el día a día y mayor fluidez de trabajo.
Reducción de errores humanos y mejor gestión de los accesos.
Mejora de la colaboración entre equipos.
Una adopción más estratégica de las herramientas de Google.
Tranquilidad para los usuarios y visibilidad para los DSI y directivos.
No, en absoluto. Nuestro enfoque se basa en la mejora de lo que ya existe, no en un cambio drástico.
Analizamos su organización actual, identificamos lo que funciona, lo que bloquea y proponemos evoluciones progresivas, coherentes y respetuosas con los usos establecidos.
El objetivo no es desorganizar a sus equipos, sino ayudarles a trabajar mejor juntos con un entorno más claro.
Probablemente, sí. Acompañamos a autónomos, PYMES, ETI, franquicias y redes multi-sede, con necesidades muy diferentes.
Ya sea que esté en fase de crecimiento, ya estructurado o en plena transición digital, nuestro acompañamiento se adapta a su tamaño, sector y madurez digital.
Nuestra metodología está pensada para ser progresiva y poco intrusiva. Avanzamos por etapas claras, con acciones específicas y un acompañamiento que se integra a su ritmo.
Nuestras formaciones son breves, prácticas y orientadas a resultados, y pueden seguirse en talleres o en vídeo, según sus limitaciones. La idea no es aumentar el trabajo diario, sino simplificarlo de forma duradera.
No, nos enorgullecemos de no eliminar ni mover nada sin su validación. Cada acción está documentada, trazada y probada.
Trabajamos en colaboración con sus administradores o sus referentes para garantizar una transición segura. Sus archivos permanecen intactos. Lo que cambiamos son las reglas y los usos para hacerlos más eficaces.
Sí, porque estarán implicados en el proceso. Hacemos que sus colaboradores participen a través de talleres, encuestas, formaciones y un espacio de recursos.
Lejos de imponer un método descendente, co-creamos con sus equipos una nueva organización que tiene sentido para ellos. El resultado es una adopción natural, duradera y sin tensiones.
Precisamente ahí es donde se vuelve crítico. Un Drive utilizado sin reglas claras se llena rápidamente, se vuelve confuso y acaba ralentizando a sus equipos.
Nuestros clientes nos dicen: «No nos dábamos cuenta del desorden que teníamos antes de tener una estructura limpia«.
Aunque sus colaboradores utilicen Drive a diario, a menudo solo lo aprovechan entre un 30 y 40% de su potencial. Le ayudamos a convertirlo en una palanca de productividad, no solo en un espacio de almacenamiento.
Le entregamos un plan de acción de seguimiento y medible, con indicadores de calidad y herramientas de control. Sabrá exactamente qué seguir, cómo ajustar y con qué frecuencia.
Y si lo desea, nos mantendremos a su lado con revisiones periódicas o formaciones puntuales para sus nuevos empleados o referentes internos.